Référentiel de certification d’entreprise

Précisions pour les entreprises d'applications de produitsphytosanitaires lors des semis 

 Les guides de lectures sont en révisions par la DGAL. Lors du groupe de travail de révision du 16 janvier 2014. 

Sur la tenue des enregistrements de l'exigence E6, des précisions seront apportée pour les activités saisonnières ou périodique.

Les guides de lecture des référentiels

Le 28 juin 2013 sont parus au bulletin officiel du Ministère de l’agriculture les nouveaux guides de lecture des référentiels de certification relatifs à l’agrément d’entreprise. Au sein des nouveaux référentiels  concernant « l’organisation générale de l’entreprise » et « l’application en prestation de service », il n’y a aucune modification du contenu des exigences. Ces nouveaux référentiels apportent seulement des précisions sur la validation de certaines exigences.

Les précisions sont les suivantes :

Pour les exigences relatives à la détention des certificats individuels, soit les exigences A1, A2 et E7, compte tenu de la longueur des délais de réception des certificats, d’autres pièces justificatives sont acceptées, en plus de la copie des certificats.

Pour des demandes initiales de certificat :

• les justificatifs de demande par télé-procédures (copie du formulaire CERFA complété ou récépissé de la demande sur www.mon.service-public.fr) ;
• dans le cas d’une certification acquise par la voie de l’équivalence de diplôme, la copie de celui-ci ou de tout titre figurant sur la liste ;
• dans le cas d’une certification acquise par la voie de la formation, une attestation de formation délivrée par un organisme de formation habilité ;
• dans le cas d’une certification acquise suite à la réussite au test, l’attestation de réussite à ce test délivré par un organisme de certification habilité.

Ces modifications actent la demande de la Fédération formulée lors de la réunion du 9 janvier dernier avec les organismes certificateurs.

Pour des demandes de renouvellements, les justificatifs de renouvellement sont également acceptés à condition que celle-ci ait été effectuée 3 mois avant la fin de validité du précédent certificat.

Pour l’exigence E4 du référentiel « organisation générale de l’entreprise» imposant la clarté de la communication de l’entreprise sur son agrément, des précisions sont également apportées. Celles-ci indiquent que pour les entreprises ayant été soumises à la détention du précédent agrément, le fait que les documents de communication, commerciaux ou technique  déjà imprimé ne fassent pas la mention de l’agrément ne puissent entrainer quelconque écart. Toutefois lors du prochain audit, l’ensemble de l’exigence devra être respectée.

De plus, les entreprises doivent également présenter une mention du type « Application en prestation de services sous l’agrément n°… » pour valider cette exigence. Désormais les entreprises exerçant plusieurs activités soumises au dispositif d’agrément peuvent raccourcir leurs intitulés (ex : « distribution et application de produits phytopharmaceutiques).

La dernière précision porte sur l’exigence E2, qui concerne la description de l’organisation de l’entreprise, notamment les entreprises de conseil. Désormais  lorsque pour certaines exigences, l’entreprise se trouve ne pas être concernée par le contenu suite à une déclaration d’inactivité, les auditeurs vérifieront la pertinence de cette déclaration.

Les guides sont disponibles en téléchargement.

Deux référentiels encadrent la certification d’entreprise

La certification d’entreprise pour les entrepreneurs applicateurs de produits phytosanitaires repose sur deux référentiels :

• « organisation générale » qui impose 15 exigences dont le descriptif de l’organisation de l’entreprise et de ses différents sites, la gestion des compétences, la traçabilité et les certificats individuels ou DAPA valides pour chaque personne impliquée dans l’activité.
• « application de produit en prestation de services » impose 28 exigences visant nos entrepreneurs. Ce référentiel décrit les exigences pour l’activité comme la traçabilité des chantiers, les achats de produits phytosanitaires, l’entretien des matériels, l’application de PP,  le stockage, le transport des produits et la gestion des déchets. Pour information, il existe d’autres référentiels d’activités.

Les différents écarts par rapport aux exigences des référentiels

Lors du premier audit de certification, l’organisme certificateur va vérifier toutes les exigences dans l’entreprise pour pouvoir délivrer la certification. Lorsque l’entreprise ne répond pas à une exigence d’un référentiel de la certification d’entreprise, cela constitue un écart. Cet écart est relevé par l’auditeur.

Tous les écarts n’ont pas le même niveau de gravité, ni les mêmes conséquences sur la certification de l’entreprise. Le niveau varie selon la nature et l’importance de l’exigence :

• Les écarts critiques : si l’auditeur relève un tel écart il ne peut délivrer la certification lors de l’audit de première certification. L’entreprise n’est pas certifiée tant qu’elle n’a pas corrigé cet écart et qu’elle n’a pas  fait valider sa correction par  un nouvel audit.
• Les écarts majeurs : si l’auditeur relève un tel écart deux cas de figure se présentent :

   

  • Soit, cet écart peut être corrigé par l’envoi de documents manquants, inexacts ou incomplets à l’organisme formateur dans les trente jours qui suivent la notification du rapport d’auditeur.
  • Soit,  cet écart nécessite une contre-visite par l’auditeur pour que ce dernier vérifie à nouveau dans l’entreprise que l’exigence est bien respectée.
• Les écarts mineurs : leur correction doit intervenir avant le prochain audit de suivi, si l’entreprise a obtenu sa certification. Ces écarts seront réévalués en écarts majeurs s’ils ne sont pas levés à l’audit de suivi.

Le choix de l’organisme certificateur

Pour pouvoir faire des audits de certification, il est demandé aux organismes certificateurs d’être accrédités par le COFRAC, organisme qui va contrôler le respect par l’organisme certificateur d’une norme : la NF EN 45 011. Certains d’entre eux ont reçu le procès-verbal de recevabilité de leur demande d’accréditations suite au dépôt de ce dossier. Voir la liste des organismes certificateurs recevables.

A partir de cette réception, les organismes certificateurs qui étaient déjà accrédités par le COFRAC pour la norme NF EN 45 011 sont autorisés à délivrer 20 certifications d’entreprise alors que ceux qui n’ont jamais été accrédités pour cette norme sont autorisés à délivrer 5 certifications d’entreprise.

Lors de ces premiers audits, les organismes de certification seront audités par le COFRAC, c’est seulement après cette phase que le COFRAC sera en mesure d’accréditer définitivement l’organisme certificateur.

Pour accompagner les membres du réseau EDT qui souhaiteraient appuyer leurs adhérents dans le choix d’un OC, la Fédération Nationale a travaillé sur l’élaboration d’un cahier des charges proposant des critères de labellisation.
Ces critères sont proposés afin d’aider à la négociation et au référencement d’organisme(s) certificateur(s) pour leurs adhérents. Ce cahier des charges n’a aucun caractère obligatoire, il peut être complété selon les problématiques qui se posent localement.

Un dispositif d’accompagnement à la certification d’entreprise

La FNEDT avec la participation d’autres partenaires, a créé, dans un premier temps, un outil d’autodiagnostic en ligne, mis en ligne depuis le 25 mai 2012 sur le site www.certificationphytosanitaire.fr, afin d’aider les entrepreneurs à positionner son activité d’application par rapport aux référentiels et d’obtenir un plan d’action suite aux résultats de cet autodiagnostic.

Dans un deuxième temps, des outils (spécimen de certificat individuel, fiche de chantier, tableau de gestion des stocks, manuel de qualité de l’entreprise, consigne de sécurité pour l’application…) sont créés avec l’aide d’entrepreneurs afin de mettre en place les actions correctives nécessaires pour répondre aux exigences. Une première série d’outils a été mise en ligne le 3 juillet 2012 afin de lever les écarts critiques et une deuxième série d’outils sera mise en ligne en septembre.